Politica de Confidențialitate

Versiune actualizată: 06.05.2026

Această Politică de Confidențialitate explică modul în care ASISMART SRL colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal ale persoanelor care interacționează cu noi prin intermediul site-ului www.asismart.ro, al canalelor noastre de comunicare sau în cadrul relațiilor contractuale.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date („GDPR”) și cu legislația națională aplicabilă.

1. Cine suntem

Site-ul www.asismart.ro este deținut și administrat de ASISMART SRL, persoană juridică română (denumită în continuare „Operatorul”, „Asismart”, „noi”), cu următoarele date de identificare:

Sediu social: Cluj Napoca, Str. Gorunului, Nr. 1
Număr de înregistrare la Registrul Comerțului: J2026000682000
Cod Unic de Înregistrare (CUI): 53213832
E-mail de contact: anka@asismart.ro
Telefon: +40 724 877 722
Website: www.asismart.ro

Asismart oferă servicii de asistent virtual și suport operațional pentru PFA-uri, freelanceri, traineri, coachi și IMM-uri.

2. Responsabilul cu protecția datelor

Pentru orice întrebare, solicitare sau sesizare referitoare la prelucrarea datelor tale personale, ne poți contacta la:

Persoană de contact: Annamaria Orban
E-mail: anka@asismart.ro
Telefon: +40 724 877 722

Răspundem în termen de maximum 30 de zile de la primirea solicitării, cu posibilitatea de prelungire cu încă două luni în cazul cererilor complexe, cu informare prealabilă.

3. Definiții

Date cu caracter personal: orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (ex.: nume, e-mail, telefon, CNP, adresă).
Operator: persoana fizică sau juridică care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării datelor (în acest document – Asismart SRL).
Persoană împuternicită: entitatea care prelucrează datele în numele Operatorului. Asismart poate avea acest rol față de clienții săi, atunci când prelucrează date ale clienților lor în baza unui contract de prestări servicii.
Persoană vizată: persoana fizică ale cărei date sunt prelucrate.
Prelucrare: orice operațiune efectuată asupra datelor (colectare, stocare, modificare, transmitere, ștergere etc.).
Consimțământ: manifestarea liberă, specifică, informată și neechivocă a acordului persoanei vizate pentru prelucrarea datelor sale.

4. Cum colectăm datele

Colectăm date personale, în principal, direct de la tine, atunci când:

Completezi formularul de contact de pe www.asismart.ro;
Soliciți o ofertă sau o consultație inițială;
Încheiem un contract de prestări servicii;
Comunici cu noi prin e-mail, telefon, WhatsApp sau rețelele sociale;
Aplici la un post deschis în cadrul Asismart.

În anumite situații, putem colecta date și indirect, din surse publice (ex.: LinkedIn, site-uri ale companiilor, registre publice ale firmelor) sau prin recomandări de la parteneri și clienți existenți, atunci când există un interes legitim de a contacta potențiali clienți.

5. Ce date colectăm

În funcție de tipul interacțiunii, colectăm și prelucrăm următoarele categorii de date:

Date de identificare și contact: nume, prenume, adresă de e-mail, număr de telefon, denumirea companiei, funcția deținută, adresa companiei.
Date financiare și fiscale (pentru clienți): CUI, nr. Reg. Comerțului, IBAN, sediu social, date necesare facturării.
Date din comunicări: conținutul mesajelor, e-mailurilor, briefurilor și solicitărilor pe care ni le transmiți.
Date tehnice: adresa IP, tipul browserului, sistemul de operare, paginile vizitate, durata vizitei – colectate automat prin cookies (vezi secțiunea 11).
Date despre candidați (recrutare): CV, scrisoare de intenție, experiență profesională, calificări, informații furnizate în interviu.
Date prelucrate în calitate de persoană împuternicită (în baza contractelor cu clienții): date ale clienților sau angajaților clienților noștri, în limita strictă a serviciilor contractate (ex.: facturare, CRM, lead generation, suport e-commerce).

6. Scopurile prelucrării, temeiul legal și perioada de stocare

6.1 Răspuns la solicitări și suport pre-contractual

Date prelucrate: nume, e-mail, telefon, denumirea companiei, conținutul solicitării.
Temei legal: interesul legitim al Asismart de a răspunde solicitărilor și de a comunica cu potențialii clienți (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR).
Perioada de stocare: 2 ani de la ultima interacțiune.

6.2 Încheierea și executarea contractelor de prestări servicii

Date prelucrate: nume, prenume, funcție, e-mail, telefon, denumire companie, CUI, sediu, IBAN, date din contract și anexe.
Temei legal: executarea contractului (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR) și obligații legale (fiscale, contabile – art. 6 alin. 1 lit. c GDPR).
Perioada de stocare: pe durata contractului și 10 ani după încetarea acestuia, conform Legii contabilității nr. 82/1991 și Codului Fiscal.

6.3 Trimiterea de comunicări comerciale (newsletter, oferte)

Date prelucrate: nume, prenume, adresă de e-mail.
Temei legal: consimțământul tău liber exprimat (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR).
Perioada de stocare: până la retragerea consimțământului. Te poți dezabona în orice moment, prin link-ul din fiecare e-mail sau printr-o solicitare la adresa de contact.

6.4 Identificarea și abordarea potențialilor clienți (lead generation)

Date prelucrate: nume, prenume, funcție, e-mail profesional, telefon, denumirea companiei, profilul public de LinkedIn.
Temei legal: interesul legitim al Asismart de a-și promova serviciile către persoane care, prin profilul lor, ar putea fi interesate de oferta noastră (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR).
Perioada de stocare: 2 ani de la colectare. Te poți opune oricând acestei prelucrări.

6.5 Recrutare

Date prelucrate: nume, contact, CV, experiență, calificări, informații din interviu.
Temei legal: măsuri pre-contractuale la cererea ta (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR).
Perioada de stocare: 1 an de la finalizarea procesului de recrutare, în baza interesului legitim de a te contacta pentru oportunități viitoare. Datele se șterg imediat la cerere.

6.6 Conformitate legală și fiscală

Date prelucrate: date de facturare, contracte, corespondență relevantă.
Temei legal: obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR) – Codul Fiscal, Legea contabilității, legislația privind combaterea spălării banilor (unde aplicabil).
Perioada de stocare: conform termenelor legale (10 ani pentru documentele financiar-contabile).

6.7 Funcționarea site-ului și analiza traficului

Date prelucrate: adresa IP, identificatori cookie, paginile vizitate, durata sesiunii.
Temei legal: consimțământul (pentru cookies non-esențiale) și interesul legitim (pentru cookies strict necesare).
Perioada de stocare: conform duratei specifice fiecărui cookie (vezi Politica de Cookies).

7. Asismart în calitate de persoană împuternicită

În cadrul serviciilor de asistent virtual, există situații în care prelucrăm date personale aparținând clienților, angajaților sau partenerilor clienților noștri – de exemplu, atunci când emitem facturi, gestionăm CRM-ul, preluăm comenzi, organizăm baze de date sau realizăm follow-up-uri.

În aceste situații, Asismart acționează ca persoană împuternicită (procesator de date) în numele clientului, care rămâne Operator. Drepturile și obligațiile părților sunt reglementate prin contractul de prestări servicii și prin Acord de prelucrare a datelor (DPA – Data Processing Agreement) încheiat în scris, conform art. 28 GDPR.

Asismart prelucrează aceste date strict în limita instrucțiunilor primite de la client, asigură confidențialitatea, aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate și nu utilizează datele în scopuri proprii.

8. Cui transmitem datele

Datele tale personale pot fi transmise către următoarele categorii de destinatari, doar în măsura în care este necesar pentru îndeplinirea scopurilor menționate:

Furnizori de servicii contabile și fiscale – pentru îndeplinirea obligațiilor legale.
Furnizori de software de facturare și contabilitate primară (ex.: SmartBill, Saga, FGO, Oblio, Keez, Solo) – pentru emiterea documentelor fiscale.
Furnizori de servicii IT și hosting – pentru găzduirea site-ului și a datelor.
Furnizori de servicii de e-mail și newsletter – pentru transmiterea comunicărilor.
Furnizori de instrumente de productivitate și management (ex.: Asana, Toggl, Google Workspace) – pentru organizarea activității interne.
Autorități publice – exclusiv în baza unei obligații legale (ANAF, instanțe etc.).
Consultanți juridici, contabili sau de audit – în limita strictă a misiunii lor.

Toți partenerii noștri sunt selectați cu atenție și sunt obligați contractual să asigure protecția datelor conform GDPR. Nu vindem și nu închiriem datele tale personale către terți în scopuri de marketing.

9. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Anumite instrumente pe care le folosim (ex.: Google Workspace, Meta, software-uri de productivitate) pot implica transferul de date către state din afara Spațiului Economic European, în special SUA. În aceste cazuri, transferul se realizează pe baza unor garanții adecvate, conform GDPR:

Decizii de adecvare ale Comisiei Europene (ex.: Data Privacy Framework pentru SUA);
Clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
Alte mecanisme prevăzute la art. 46 GDPR.

Poți obține o copie a garanțiilor aplicate, la cerere, prin contactarea noastră la adresa de e-mail menționată mai sus.

10. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru a proteja datele tale împotriva accesului neautorizat, pierderii, alterării sau divulgării accidentale, printre care:

Acces controlat la sisteme și fișiere, pe bază de parole puternice și autentificare în doi pași;
Criptarea comunicărilor (HTTPS) și a fișierelor sensibile;
Backup-uri regulate ale datelor;
Politici interne de confidențialitate semnate de toți colaboratorii;
Selecția atentă a furnizorilor și verificarea conformității lor cu GDPR.

Cu toate acestea, niciun sistem nu este 100% sigur. În cazul unui incident de securitate care îți poate afecta drepturile, vei fi notificat conform legii.

11. Cookies

Site-ul www.asismart.ro folosește cookies pentru a asigura funcționarea corectă, pentru a analiza traficul și pentru a îmbunătăți experiența utilizatorului. Categoriile principale sunt:

Cookies strict necesare – esențiale pentru funcționarea site-ului. Nu necesită consimțământ.
Cookies de analiză (ex.: Google Analytics) – ne ajută să înțelegem cum este folosit site-ul. Necesită consimțământ.
Cookies de marketing (ex.: Meta Pixel, dacă aplicabil) – pentru remarketing și măsurarea campaniilor. Necesită consimțământ.

La prima vizită, îți cerem acordul printr-un banner. Îți poți schimba oricând preferințele din setările browserului sau din panoul de cookies de pe site. Pentru detalii complete, consultă Politica de Cookies separată.

12. Drepturile tale

În calitate de persoană vizată, ai următoarele drepturi conform GDPR:

Dreptul de acces – să afli ce date prelucrăm despre tine și să primești o copie.
Dreptul la rectificare – să corectezi datele inexacte sau incomplete.
Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – în condițiile prevăzute de GDPR.
Dreptul la restricționarea prelucrării – în anumite situații specifice.
Dreptul la portabilitate – să primești datele într-un format structurat și să le transferi altui operator.
Dreptul la opoziție – față de prelucrările bazate pe interes legitim sau marketing direct.
Dreptul de a-ți retrage consimțământul – în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării anterioare.
Dreptul de a nu fi supus unor decizii automate – nu utilizăm decizii automate sau profilare cu efecte juridice.
Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea de Supraveghere.

Pentru a-ți exercita oricare dintre aceste drepturi, ne poți scrie la [contact@asismart.ro]. Răspundem în maximum 30 de zile.

13. Autoritatea de Supraveghere

Dacă apreciezi că drepturile tale au fost încălcate, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:

Adresă: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod 010336, București
Telefon: +40.318.059.211 / +40.318.059.212
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
Website: www.dataprotection.ro

14. Minori

Serviciile noastre se adresează exclusiv adulților (persoane peste 18 ani) și antreprenorilor. Nu colectăm intenționat date de la minori sub 16 ani. Dacă afli că am colectat astfel de date, te rugăm să ne contactezi pentru ștergerea lor imediată.

15. Date sensibile

Nu colectăm și nu prelucrăm categorii speciale de date (origine etnică, opinii politice, convingeri religioase, date biometrice, date de sănătate etc.), cu excepția cazurilor în care legea ne obligă sau ne acorzi un consimțământ explicit pentru un scop specific.

16. Decizii automate și profilare

Asismart nu folosește decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv profilare, care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze semnificativ.

17. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică periodic, pentru a reflecta modificări legislative sau ale activității noastre. Versiunea curentă este afișată întotdeauna pe www.asismart.ro, cu data ultimei actualizări. Modificările semnificative îți vor fi comunicate prin e-mail (dacă este cazul) sau printr-un anunț vizibil pe site.

18. Contact

Pentru orice întrebare legată de această Politică de Confidențialitate sau de prelucrarea datelor tale personale, ne poți contacta la:

E-mail: anka@asismart.ro
Telefon: +40 724877722
Adresă: Str. Gorunului, nr. 1, Bl. D12, Ap. 11, Cluj-Napoca

Mulțumim pentru încredere.

Echipa Asismart