Adatkezelési Tájékoztató

Frissített változat: 2026.05.06.

Jelen Adatkezelési Tájékoztató ismerteti, hogy az ASISMART SRL hogyan gyűjti, használja, tárolja és védi azon személyek személyes adatait, akik a www.asismart.ro weboldalon, kommunikációs csatornáinkon keresztül vagy szerződéses jogviszony keretében kapcsolatba lépnek velünk.

A személyes adatok kezelése az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletével, azaz az általános adatvédelmi rendelettel („GDPR”), valamint az alkalmazandó nemzeti jogszabályokkal összhangban történik.

1. Kik vagyunk

A www.asismart.ro weboldal tulajdonosa és üzemeltetője az ASISMART SRL, román jogi személy, a továbbiakban: „Adatkezelő”, „Asismart” vagy „mi”, az alábbi azonosító adatokkal:

Székhely: Cluj-Napoca, Str. Gorunului, Nr. 1
Cégjegyzékszám: J2026000682000
Egyedi adóazonosító szám (CUI): 53213832
Kapcsolattartási e-mail: anka@asismart.ro
Telefonszám: +40 724 877 722
Weboldal: www.asismart.ro

Az Asismart virtuális asszisztensi és operatív támogatási szolgáltatásokat nyújt PFA-k, freelancerek, trénerek, coachok és kis- és középvállalkozások részére.

2. Adatvédelmi kapcsolattartó

A személyes adatok kezelésével kapcsolatos bármely kérdés, kérelem vagy észrevétel esetén az alábbi elérhetőségeken léphet velünk kapcsolatba:

Kapcsolattartó személy: Annamaria Orban
E-mail: anka@asismart.ro
Telefon: +40 724 877 722

A megkeresésekre azok beérkezésétől számított legfeljebb 30 napon belül válaszolunk. Összetett kérelmek esetén ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható, amelyről előzetesen tájékoztatást adunk.

3. Fogalommeghatározások

Személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre vonatkozó bármely információ, például név, e-mail-cím, telefonszám, személyi azonosító szám, lakcím.
Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, aki vagy amely meghatározza a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit. Jelen dokumentumban az Adatkezelő az Asismart SRL.
Adatfeldolgozó: az a szervezet, amely az Adatkezelő nevében személyes adatokat kezel. Az Asismart ilyen szerepet tölthet be ügyfelei vonatkozásában, amikor szolgáltatási szerződés alapján az ügyfelei ügyfeleinek adatait kezeli.
Érintett: az a természetes személy, akinek a személyes adatait kezelik.
Adatkezelés: a személyes adatokon végzett bármely művelet, így különösen azok gyűjtése, tárolása, módosítása, továbbítása, törlése vagy egyéb felhasználása.
Hozzájárulás: az érintett akaratának önkéntes, konkrét, megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel hozzájárul személyes adatainak kezeléséhez.

4. Hogyan gyűjtjük az adatokat

Személyes adatokat elsősorban közvetlenül Öntől gyűjtünk, amikor:

kitölti a www.asismart.ro weboldalon található kapcsolatfelvételi űrlapot;
ajánlatot vagy első konzultációt kér;
szolgáltatási szerződést kötünk;
e-mailben, telefonon, WhatsAppon vagy közösségi médiafelületeken kommunikál velünk;
jelentkezik az Asismart valamely nyitott pozíciójára.

Bizonyos esetekben közvetett módon is gyűjthetünk adatokat nyilvánosan elérhető forrásokból, például LinkedIn-profilokból, céges weboldalakról, nyilvános cégnyilvántartásokból, illetve meglévő partnereink és ügyfeleink ajánlásai alapján, amennyiben jogos érdekünk fűződik potenciális ügyfelek megkereséséhez.

5. Milyen adatokat gyűjtünk

Az interakció jellegétől függően az alábbi adatkategóriákat gyűjtjük és kezeljük:

Azonosító és kapcsolattartási adatok: vezetéknév, keresztnév, e-mail-cím, telefonszám, cégnév, betöltött tisztség, céges cím.
Pénzügyi és adózási adatok ügyfelek esetén: CUI, cégjegyzékszám, IBAN, székhely, számlázáshoz szükséges adatok.
Kommunikációból származó adatok: az Ön által küldött üzenetek, e-mailek, briefek és megkeresések tartalma.
Technikai adatok: IP-cím, böngésző típusa, operációs rendszer, meglátogatott oldalak, látogatás időtartama – ezek automatikusan, cookie-k útján kerülhetnek gyűjtésre. Részletek a 11. pontban.
Jelöltek adatai toborzás esetén: önéletrajz, motivációs levél, szakmai tapasztalat, képesítések, interjú során megadott információk.
Adatfeldolgozói minőségben kezelt adatok ügyfelekkel kötött szerződések alapján: ügyfeleink ügyfeleinek vagy munkavállalóinak adatai, szigorúan a szerződésben meghatározott szolgáltatások teljesítéséhez szükséges mértékben, például számlázás, CRM-kezelés, lead generation, e-commerce támogatás.

6. Az adatkezelés céljai, jogalapja és az adatok tárolásának időtartama

6.1 Megkeresések megválaszolása és szerződéskötést megelőző támogatás

Kezelt adatok: név, e-mail-cím, telefonszám, cégnév, a megkeresés tartalma.
Jogalap: az Asismart jogos érdeke a megkeresések megválaszolására és a potenciális ügyfelekkel történő kommunikációra. GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont.
Tárolási idő: az utolsó interakciótól számított 2 év.

6.2 Szolgáltatási szerződések megkötése és teljesítése

Kezelt adatok: vezetéknév, keresztnév, tisztség, e-mail-cím, telefonszám, cégnév, CUI, székhely, IBAN, a szerződésben és mellékleteiben szereplő adatok.
Jogalap: a szerződés teljesítése. GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont; valamint jogi kötelezettségek teljesítése, különösen adózási és számviteli kötelezettségek. GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont.
Tárolási idő: a szerződés időtartama alatt, majd annak megszűnését követően 10 évig, a 82/1991. sz. számviteli törvény és az adótörvénykönyv rendelkezéseinek megfelelően.

6.3 Kereskedelmi kommunikációk küldése, például hírlevél és ajánlatok

Kezelt adatok: vezetéknév, keresztnév, e-mail-cím.
Jogalap: az Ön önkéntesen adott hozzájárulása. GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont.
Tárolási idő: a hozzájárulás visszavonásáig. Ön bármikor leiratkozhat az egyes e-mailekben található linken keresztül, vagy a kapcsolattartási e-mail-címre küldött kérelemmel.

6.4 Potenciális ügyfelek azonosítása és megkeresése, lead generation

Kezelt adatok: vezetéknév, keresztnév, tisztség, szakmai e-mail-cím, telefonszám, cégnév, nyilvános LinkedIn-profil.
Jogalap: az Asismart jogos érdeke szolgáltatásainak népszerűsítésére olyan személyek felé, akik szakmai profiljuk alapján érdeklődhetnek ajánlatunk iránt. GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont.
Tárolási idő: az adatgyűjtéstől számított 2 év. Ön bármikor tiltakozhat ezen adatkezelés ellen.

6.5 Toborzás

Kezelt adatok: név, kapcsolattartási adatok, önéletrajz, szakmai tapasztalat, képesítések, interjú során megadott információk.
Jogalap: az Ön kérelmére történő szerződéskötést megelőző intézkedések. GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont.
Tárolási idő: a toborzási folyamat lezárásától számított 1 év, azon jogos érdek alapján, hogy jövőbeli lehetőségekkel kapcsolatban megkereshessük Önt. Kérés esetén az adatokat haladéktalanul töröljük.

6.6 Jogi és adózási megfelelés

Kezelt adatok: számlázási adatok, szerződések, releváns levelezés.
Jogalap: jogi kötelezettség teljesítése. GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont; ideértve az adótörvénykönyvet, a számviteli törvényt, valamint – amennyiben alkalmazandó – a pénzmosás elleni jogszabályokat.
Tárolási idő: a jogszabályban előírt határidők szerint, pénzügyi-számviteli dokumentumok esetén 10 évig.

6.7 A weboldal működtetése és a forgalom elemzése

Kezelt adatok: IP-cím, cookie-azonosítók, meglátogatott oldalak, munkamenet időtartama.
Jogalap: hozzájárulás a nem alapvető cookie-k esetén, valamint jogos érdek a feltétlenül szükséges cookie-k esetén.
Tárolási idő: az egyes cookie-kra vonatkozó konkrét időtartam szerint. Részletek a Cookie Tájékoztatóban.

7. Az Asismart adatfeldolgozói minőségben

A virtuális asszisztensi szolgáltatások keretében előfordulhat, hogy ügyfeleink ügyfeleinek, munkavállalóinak vagy partnereinek személyes adatait kezeljük, például amikor számlákat állítunk ki, CRM-rendszert kezelünk, megrendeléseket veszünk át, adatbázisokat szervezünk vagy utánkövetési feladatokat végzünk.

Ilyen esetekben az Asismart adatfeldolgozóként jár el az ügyfél nevében, aki továbbra is Adatkezelőnek minősül. A felek jogait és kötelezettségeit a szolgáltatási szerződés, valamint az írásban megkötött adatfeldolgozási megállapodás, azaz DPA, szabályozza a GDPR 28. cikkének megfelelően.

Az Asismart ezeket az adatokat kizárólag az ügyféltől kapott utasítások keretei között kezeli, biztosítja a titoktartást, megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz, és az adatokat nem használja saját céljaira.

8. Kinek továbbítjuk az adatokat

Az Ön személyes adatai az alábbi címzetti kategóriák részére továbbíthatók, kizárólag a jelen tájékoztatóban meghatározott célok teljesítéséhez szükséges mértékben:

Számviteli és adózási szolgáltatók – jogszabályi kötelezettségek teljesítése céljából.
Számlázási és elsődleges könyvelési szoftverek szolgáltatói, például SmartBill, Saga, FGO, Oblio, Keez, Solo – adóügyi dokumentumok kiállítása céljából.
IT- és tárhelyszolgáltatók – a weboldal és az adatok tárolása céljából.
E-mail- és hírlevélküldő szolgáltatók – kommunikációk továbbítása céljából.
Produktivitási és menedzsmenteszközök szolgáltatói, például Asana, Toggl, Google Workspace – belső munkaszervezés céljából.
Hatóságok – kizárólag jogszabályi kötelezettség alapján, például ANAF, bíróságok.
Jogi, számviteli vagy audit tanácsadók – megbízatásuk szigorú keretei között.

Partnereinket körültekintően választjuk ki, és szerződéses kötelezettségük, hogy a személyes adatokat a GDPR-nak megfelelően védjék. Személyes adatait marketingcélból nem értékesítjük és nem adjuk bérbe harmadik személyek részére.

9. Adattovábbítás az Európai Gazdasági Térségen kívülre

Bizonyos általunk használt eszközök, például a Google Workspace, a Meta vagy egyes produktivitási szoftverek, adattovábbítást eredményezhetnek az Európai Gazdasági Térségen kívüli országokba, különösen az Amerikai Egyesült Államokba. Ilyen esetekben az adattovábbítás a GDPR szerinti megfelelő garanciák alapján történik, így különösen:

az Európai Bizottság megfelelőségi határozatai alapján, például az USA-ra vonatkozó Data Privacy Framework;
az Európai Bizottság által jóváhagyott általános szerződési feltételek alapján;
a GDPR 46. cikkében meghatározott egyéb mechanizmusok alapján.

Az alkalmazott garanciák másolatát kérésre rendelkezésére bocsátjuk, amennyiben a fent megjelölt e-mail-címen kapcsolatba lép velünk.

10. Az adatok biztonsága

Ésszerű technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk annak érdekében, hogy megvédjük az Ön adatait a jogosulatlan hozzáféréstől, elvesztéstől, megváltoztatástól vagy véletlen nyilvánosságra hozataltól. Ilyen intézkedések különösen:

a rendszerekhez és fájlokhoz való ellenőrzött hozzáférés erős jelszavak és kétlépcsős hitelesítés alkalmazásával;
a kommunikáció titkosítása HTTPS használatával, valamint az érzékeny fájlok védelme;
rendszeres adatmentések;
belső titoktartási szabályzatok, amelyeket valamennyi együttműködő partnerünk aláír;
a szolgáltatók gondos kiválasztása és GDPR-megfelelőségük ellenőrzése.

Mindazonáltal egyetlen rendszer sem tekinthető 100%-ban biztonságosnak. Olyan adatvédelmi incidens esetén, amely érintheti az Ön jogait, a jogszabályoknak megfelelően értesítést küldünk.

11. Cookie-k

A www.asismart.ro weboldal cookie-kat használ a megfelelő működés biztosítása, a forgalom elemzése és a felhasználói élmény javítása érdekében. A fő cookie-kategóriák az alábbiak:

Feltétlenül szükséges cookie-k – a weboldal működéséhez elengedhetetlenek. Használatukhoz nem szükséges hozzájárulás.
Elemző cookie-k, például Google Analytics – segítenek megérteni, hogyan használják a látogatók a weboldalt. Használatuk hozzájárulást igényel.
Marketing cookie-k, például Meta Pixel, amennyiben alkalmazandó – remarketing és kampánymérés céljából. Használatuk hozzájárulást igényel.

Az első látogatás alkalmával cookie-banner útján kérjük az Ön hozzájárulását. Preferenciáit bármikor módosíthatja a böngésző beállításaiban vagy a weboldalon található cookie-beállítási panelen keresztül. Részletes információkért kérjük, olvassa el a külön Cookie Tájékoztatót.

12. Az Ön jogai

Érintettként Önt a GDPR alapján az alábbi jogok illetik meg:

Hozzáférési jog – jogosult megtudni, hogy milyen személyes adatokat kezelünk Önről, és jogosult másolatot kapni ezekről.
Helyesbítéshez való jog – jogosult kérni a pontatlan vagy hiányos adatok kijavítását.
Törléshez való jog, azaz „az elfeledtetéshez való jog” – a GDPR-ban meghatározott feltételek fennállása esetén.
Az adatkezelés korlátozásához való jog – bizonyos meghatározott esetekben.
Adathordozhatósághoz való jog – jogosult az adatokat strukturált formátumban megkapni és azokat más adatkezelő részére továbbítani.
Tiltakozáshoz való jog – jogosult tiltakozni a jogos érdeken alapuló adatkezelés vagy a közvetlen üzletszerzés ellen.
A hozzájárulás visszavonásához való jog – bármikor, anélkül, hogy ez érintené a visszavonást megelőző adatkezelés jogszerűségét.
Automatizált döntéshozatal alóli mentességhez való jog – nem alkalmazunk olyan automatizált döntéshozatalt vagy profilalkotást, amely joghatással járna Önre nézve.
Panasztételhez való jog a felügyeleti hatóságnál.

E jogok bármelyikének gyakorlása érdekében írhat nekünk az anka@asismart.ro e-mail-címre. Legfeljebb 30 napon belül válaszolunk.

13. Felügyeleti hatóság

Amennyiben úgy ítéli meg, hogy jogai sérültek, panasszal fordulhat a román adatvédelmi felügyeleti hatósághoz, azaz az Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal hatósághoz:

Cím: B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod 010336, București
Telefon: +40.318.059.211 / +40.318.059.212
E-mail: anspdcp@dataprotection.ro
Weboldal: www.dataprotection.ro

14. Kiskorúak

Szolgáltatásaink kizárólag felnőtteknek, azaz 18. életévüket betöltött személyeknek, valamint vállalkozóknak szólnak. Szándékosan nem gyűjtünk adatokat 16 év alatti kiskorúaktól. Amennyiben tudomására jut, hogy ilyen adatokat gyűjtöttünk, kérjük, lépjen kapcsolatba velünk azok haladéktalan törlése érdekében.

15. Különleges adatok

Nem gyűjtünk és nem kezelünk különleges adatkategóriákat, például etnikai származásra, politikai véleményre, vallási meggyőződésre, biometrikus adatokra vagy egészségügyi adatokra vonatkozó adatokat, kivéve, ha erre jogszabály kötelez minket, vagy Ön egy meghatározott célból kifejezett hozzájárulását adja.

16. Automatizált döntéshozatal és profilalkotás

Az Asismart nem alkalmaz kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntéshozatalt, ideértve a profilalkotást is, amely Önre nézve joghatással járna vagy Önt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené.

17. Jelen tájékoztató módosításai

Jelen tájékoztatót időről időre frissíthetjük annak érdekében, hogy tükrözze a jogszabályi változásokat vagy tevékenységünk módosulását. Az aktuális változat mindig elérhető a www.asismart.ro weboldalon, az utolsó frissítés dátumának feltüntetésével. A jelentős módosításokról e-mailben, amennyiben alkalmazandó, vagy a weboldalon elhelyezett jól látható értesítés útján tájékoztatjuk Önt.

18. Kapcsolat

Jelen Adatkezelési Tájékoztatóval vagy az Ön személyes adatainak kezelésével kapcsolatos bármely kérdés esetén az alábbi elérhetőségeken léphet kapcsolatba velünk:

E-mail: anka@asismart.ro
Telefon: +40 724 877 722
Cím: Str. Gorunului, nr. 1, Bl. D12, Ap. 11, Cluj-Napoca

Köszönjük bizalmát.

Az Asismart csapata